Het ideale thuiskantoor - nuttige tips en tricks
Sommigen onder ons werkten voorheen al regelmatig van thuis, maar voor anderen is thuiswerk een heel nieuwe wereld die plots opende. Het dagelijkse leven op kantoor vervangen door online werken en communiceren komt met veel uitdagingen, niet alleen wat betreft technische ondersteuning, maar ook wat betreft teamwerk.
Wij willen jou wat tips geven om deze situatie te verbeteren en gaan ook dieper in op het minder bekende “remote” werken.
Werken van thuis of remote werken?
Werken van thuis is, zoals de naam doet vermoeden, werken binnen de 4 muren van je woning, terwijl remote werken een veel bredere term is. Het betekent werken op een plek die niet je kantoor is: dit kan van thuis uit zijn, in een koffiezaak een co-workingruimte of zelfs in een bibliotheek. De twee betekenissen worden soms met elkaar verward, maar het is duidelijk dat vooral kantoorwerkers hier een voordeel uit halen. Voor een dierenarts, kassabediende of verpleegster is het immers niet mogelijk om hun taken thuis uit te voeren. In veel omstandigheden is thuiswerken een droom, zelfs voor veel kantoorwerkers.
In ons Next Office Insights Report1 helpen we onze klanten met het analyseren van hun werkomgeving en werkpatronen. We hebben meer dan 200 analyses uitgevoerd over heel Europa en uit de resultaten blijkt dat mensen schatten dat ze zo’n 15% van de tijd buiten het kantoor aan het werk zijn. Volgens Eurostat² werkte in 2017 zo’n 5% van de werknemers tussen 15 en 64 jaar in de Europese Unie (EU) bijna altijd van thuis uit. Het aantal werknemers dat soms van thuis werkt is de voorbije jaren gestegen van 7,7% in 2008 naar 9,6% in 2017.
Voor jou
- Mensen werken thuis vaak meer dan op kantoor omdat er geen duidelijke start en einde is van de werkdag. De afwezigheid van een duidelijk schema - dat je anders hebt in de vorm van de rit van en naar het werk - kan ervoor zorgen dat de dag eindeloos lijkt. Je moet ervoor waken een dagelijkse routine te volgen.
- Wanneer je van thuis werkt moet je met een rechte rug zitten, regelmatig strechten en op geregelde tijdstippen pauzes houden om wat zonlicht op te nemen. Het is een goed idee om even op je terras of in je tuin te gaan staan, Ga bij een raam staan terwijl je telefoneert of loop ondertussen even rond in je huis. Een korte pauze in een nabij park is de ideale manier om wat zonlicht op te nemen. Zonlicht speelt een belangrijke rol bij het reguleren van onze circadiane ritmes (dagelijkse biologische klokken), waardoor we onderscheid kunnen maken tussen de verschillende tijdstippen van de dag.
- In navolging van het vorige punt, zou je ook thuis moeten trainen. Er zijn veel soorten oefeningen die je thuis kan doen met je eigen lichaamsgewicht of met minimale apparatuur die in elk huishouden beschikbaar is. Er zijn speciale YouTube-kanalen, websites en applicaties voor trainingen, en je kan kiezen welke het beste bij jouw behoeften past. Beweging is een belangrijke dagelijkse behoefte; het verbetert niet alleen je humeur, maar ook je prestaties. Zelfs de meest elementaire activiteit verdwijnt als je niet rent om de bus te halen of geen dagelijkse wandeling tussen het station en het kantoor hebt.
- Ook thuis is concentratie belangrijk!. Je moet tijd reserveren voor de taken waaraan je de meeste aandacht moet besteden. "Niet storen" en "vluchtmodus" op je telefoon zijn daarbij je beste vriend. Je kan deze periodes zelfs aanduiden in je agenda, zodat je collega's kunnen zien dat je het druk hebt.
- Wijs ‘me’-time toe. Zelfs 5 tot 10 minuten kan voldoende zijn. Je moet iets doen waar je blij van wordt, en dat je ontspant. Zie het als een beloning nadat je een lastige taak hebt voltooid!
Voor managers
- Een manager moet zijn werknemers kennen en weten welke taken in een bepaalde functie van thuis uit kunnen worden uitgevoerd.
- Vertrouwen tussen een werkgever en zijn werknemers is belangrijk, maar dat vertrouwen komt niet vanzelf. Je kan iemand enkel vertrouwen als je weet wat ze doen, wat hun job inhoudt, welke deadlines en vaardigheden ze hebben, hoe gevoelig ze zijn voor het missen van deadlines en hoe makkelijk of moeilijk het voor hen is om hulp te vragen. Om dit alles te weten, moet je de andere persoon ook echt kennen.
- Als manager moet je thuiswerken niet zien als een voordeel, maar als een kans. Een kans om hetzelfde werk met dezelfde prestatie op een andere locatie te voltooien. We weten allemaal dat sommige werknemers het moeilijk vinden om continu te werken, zelfs op kantoor. We houden er niet van om het te vertellen, maar in het licht hiervan hangt efficiëntie niet af van de locatie, maar van de eigen motivatie.
- Gebruik technologie op een slimme manier. Soms zijn e-mail, videomeetings of telefoontjes niet voldoende (of juist te veel). Zoals reeds vermeld, moet je vertrouwen opbouwen en technologie is er om dit te vergemakkelijken. In plaats van alles te micromanagen, is er een arsenaal aan online applicaties beschikbaar die talloze mails, berichten en telefoontjes kunnen vervangen.
- Leiderschap vraagt extra tijd en betrokkenheid in deze periode. Wees proactief en houd geregeld constructieve videomeetings met je team om gestelde doelen en KPI's op te volgen.
- Misschien werkt jouw team voor het eerst van thuis uit. Veel dingen zijn nieuw en werken niet altijd zoals het hoort - dat kan voor stress zorgen. Geduld is in zulke situaties je mooiste deugd, zowel voor jou als je team!
Wanneer je thuis een kantoor wordt
Hoe kan je een kantoor creëren in je huis? Het antwoord op deze vraag is niet makkelijk, zeker niet als je plots wordt gedwongen om thuis te werken en geen idee hebt voor hoelang. Kinnarps gelooft in het creëren van ergonomische werkomgevingen, waarbij we ruimtes ontwerpen gebaseerd op functionaliteit en de activiteiten die we er doen. Dit geldt zowel op kantoor als bij je thuis.
1.
Creëer een passende ruimte. Gezondheid en welzijn - nu extra belangrijk - zijn de fundamenten van productiviteit. Een ruimte kan als ergonomisch worden beschouwd als ze aansluit bij de functionele behoeften van de persoon die er tijd doorbrengt (in dit geval de werknemer). Je moet er alles aan doen om persoonlijke, aangewezen werkplekken in je huis te creëren, aangezien dit essentieel is voor de productiviteit. Kinnarps werkt al decennia aan de ontwikkeling van producten die voldoen aan de hoogste eisen op het gebied van ergonomie. Of het nu gaat om een zit / sta-bureau, een bureaustoel of akoestische oplossingen, deze producten zijn net zo belangrijk in een thuiskantoor als in een bedrijfskantoor.
2.
Gezien de vele gunstige effecten en gezondheidsvoordelen van natuurlijk licht, moet je je bureau zo dicht mogelijk bij het raam plaatsen. Als je een boost in vitamine D nodig hebt, beter wilt slapen en efficiënter wilt werken, of gewoon de ongezonde effecten van kunstlicht op je lichaam wilt verminderen, kan je simpelweg je bureau naast een raam plaatsen.
3.
Kleuren beïnvloeden je humeur en je emoties ook. Goed gekozen kleuren hebben een opvallende invloed op het welzijn en de productiviteit. Zo kunnen grijze, witte of beige werkomgevingen depressies veroorzaken, terwijl lichte kleuren de motivatie boosten. Over het algemeen kunnen we stellen dat groen kalmerend werkt, blauw de productiviteit stimuleert, rood de aandacht versterkt en geel extra creativiteit opwekt. We moeten onszelf omringen met kleuren en planten die de lucht reinigen en ons in balans brengen.
4.
Geluid is een natuurlijk onderdeel van werken, maar te hoge geluidsniveaus kunnen de productiviteit aanzienlijk verminderen. Lawaai beïnvloedt je concentratie, stressniveaus en creatief denken. Ergernis en afleiding kunnen frustratie veroorzaken, wat het welzijn en de efficiëntie beperkt. Kalmerende geluiden en muziek kunnen de productiviteit verbeteren, dus het is een goed idee om dit ook in het thuiskantoor te gebruiken. We kunnen de akoestiek verbeteren met een paar kleine trucjes. Door het tapijt, het gordijn, de kussens, de boekenplank en de planten slim te plaatsen, maak je van je woonkamer ook een ruimte met een betere akoestiek.
We hopen dat je deze tips nuttig vindt. Ons doel is om jou ideeën te geven hoe je productief, creatief en gezond kan zijn terwijl je werkt in je keuken of woonkamer. Misschien zijn ze wel handig wanneer je terugkeert naar kantoor?
BRONNEN
1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1
Wat inspiratie voor je thuiskantoor
