Alles wat u moet weten om uw nieuwe kantoor tot een succes te maken

Kent u de concepten?

Een reden waarom investeringen in nieuwe kantoren vaak mislukken, is dat concepten met elkaar worden verward en het niet duidelijk is wat de verandering precies inhoudt.  Het Next Office® is niet bedoeld om uw organisatie in een specifieke vorm te dwingen. Het gaat erom de unieke werkomgeving te vinden die het best aansluit bij uw organisatie. Hieronder volgt een korte introductie van de vijf meest gangbare concepten met betrekking tot kantoren en werkmethoden.

Voelt iedereen zich betrokken bij de visie?

Om een nieuw kantoor te laten slagen, is het belangrijk om een visie en duidelijke doelen te hebben. En de betrokkenheid van het managementteam is essentieel! Zo wordt het signaal gegeven dat het welzijn van de medewerkers en het project belangrijk zijn. En succes hangt ervan af of het management de daad bij het woord voegt. Als van medewerkers wordt verwacht dat ze verschillende omgevingen delen en daartussen bewegen, moet het management dat ook doen. 

Participatie is de sleutel tot succes. Door uw medewerkers in een vroeg stadium bij de planning te betrekken, zal uw werk sneller en soepeler verlopen en betere resultaten opleveren! Leg het hoe en waarom uit, en welk effect u met de verandering wilt bewerkstelligen. Communiceer duidelijk en transparant: neem bezorgdheid en onzekerheid snel weg. Door ervoor te zorgen dat iedereen de kans heeft om zijn mening te geven en zijn werkmethoden en behoeften te beschrijven, zorgt u ervoor dat iedereen gelukkig zal zijn in het nieuwe kantoor en dat hun werkzaamheden efficiënter zullen worden. Maak gebruik van workshops, seminars en enquêtes om te achterhalen wat uw medewerkers denken en voelen. Het geheim is om uw vizier op de toekomst te richten en een gezamenlijke visie te schetsen, en niet te blijven kijken naar hoe het was. 

Hebt u nagedacht over functionaliteit?

Ruimte

Het ontwerp van de werkplek via Next Office® is gericht op organisatorische behoeften en analysegegevens. Dit houdt in dat er altijd voldoende bureaus en werkomgevingen zullen zijn. Het is belangrijk dat mobiele medewerkers hun spullen meenemen als ze naar een andere omgeving gaan of een vergadering bijwonen. Het is ook goed om te investeren in een boekingssysteem voor vergaderruimtes en individuele bureaus. De efficiëntie van uw organisatie wordt daardoor verhoogd en de kans op misverstanden neemt af. 

Technologie

Voordat u besluit om de werkmethoden te veranderen, moet u rekening houden met de technologie. Beschikt u over de benodigde technische oplossingen om ervoor te zorgen dat uw medewerkers in een papierloze omgeving en onafhankelijk van de werkplek kunnen werken? Zo niet, bent u bereid daarin te investeren? Houd in gedachten dat de technologie moet worden bepaald door de behoeften van de medewerkers, en niet andersom!

Vertrouwelijkheid

Een vraag die vaak opdoemt als het werken in een open of mobiele kantooromgeving wordt overwogen, is hoe men de vertrouwelijkheid kan waarborgen. Een open kantooromgeving betekent niet per se dat alle informatie in het openbaar moet worden behandeld. Zorg dat u ook voorziet in werkomgevingen waar het mogelijk is om vertrouwelijke taken of privégesprekken achter gesloten deuren uit te voeren. Het is ook belangrijk om afsluitbare bergruimtes ter beschikking te hebben.

Zijn er geschikte ruimtes voor samenwerken en efficiënt vergaderen?

Vergaderingen en samenwerking zijn belangrijke aspecten van het werken in een kantoor. Investeer daarom in veel soorten ontmoetingsruimtes: van flexibele oplossingen voor kort overleg tot projectruimtes en vergaderruimtes. Het is belangrijk om ruimtes te creëren die de verschillende soorten bijeenkomsten binnen uw organisatie ondersteunen. Dat verhoogt de efficiëntie en de creativiteit. Een andere manier om vergaderingen efficiënter te maken, is om vaker gebruik te maken van videomeetings. Met de juiste technologie is het eenvoudig om face to face te vergaderen zonder te hoeven reizen met auto, trein of vliegtuig, wat zorgt voor een efficiënter gebruik van tijd en geld. 

Wat zijn uw gemeenschappelijke waarden?

Veilig en beveiligd

Een belangrijke uitdaging bij het creëren van open werkplekken is om iedereen het gevoel te geven dat men erbij hoort en veilig is. De oplossing kan zijn om te voorzien in ruimtes voor sociaal contact en individuele werkplekken met een deur die kan worden gesloten. Het is belangrijk om te voorzien in werkplekken voor het afhandelen van vertrouwelijke zaken, zodat iedereen de zekerheid heeft dat zijn persoonlijke gegevens niet openbaar worden gemaakt. Geluiddichte vergaderruimtes zijn ook goed voor privégesprekken.

Gedragscode

Het is een groot voorrecht om te kunnen kiezen waar en hoe u wilt werken in een kantoor. Als iedereen elkaar en elkaars verschillen op de werkplek respecteert, kunt u alle vruchten hiervan plukken en een positieve bedrijfscultuur opbouwen. Het kantoor kan worden verdeeld in zones voor lage, gemiddelde of hoge concentratie. Vervolgens kunt u gezamenlijk beslissen over welke gesprekken en activiteiten bij elke zone passen. Als iedereen de procedures naleeft en volgt, kunt u een stressvrije en creatieve omgeving creëren waarin iedereen gelukkig kan zijn. 

Hoe staat u tegenover zelfleiderschap?

Met name organisaties waarvan de medewerkers over sterk zelfleiderschap beschikken, zijn goed uitgerust voor de kantoren van de toekomst. Sterk zelfleiderschap betekent niet alleen onafhankelijk de eigen doelen verwezenlijken en verantwoordelijkheid voor de eigen taken nemen, maar ook energie steken in dat waarop iemand invloed kan uitoefenen en om hulp vragen als dat nodig is. Door het zelfleiderschap van de organisatie te ontwikkelen, zal de fysieke verandering van het kantoor nog meer effect hebben. De werkomgeving is positief en oplossingsgericht, met collega's die elkaar stimuleren en tot ontwikkeling brengen.