Case: Kontract

Scoort goed op het vlak van nieuwe manieren van werken en vergaderen

Ze zien hun visie om de meest aantrekkelijke werkplek en ontmoetingsplaats in de sector te worden als een plicht. Toen het IT-adviesbureau Kontract van kantoor moest veranderen, werd er een beroep gedaan op de Next Office® werkplekanalyse van Kinnarps om hun behoeften en mogelijkheden grondig te bekijken.

Voor het groeiende IT-bedrijf werd het oude pand niet alleen veel te krap, maar het ontbrak hun er vooral ook aan enkele belangrijke functies. "We hadden een zeer traditionele interieurinrichting die niet bij ons bedrijf paste, omdat onze adviseurs veel tijd doorbrengen met klanten. De bezetting op kantoor varieert enorm en het oude kantoor voldeed niet aan onze behoefte aan flexibele oplossingen", aldus Lotta Grundin, projectmanager bij Kontract en verantwoordelijke voor de verhuizing.

Deze tekortkoming vormde niet alleen een uitdaging op het vlak van efficiëntie en werktevredenheid, maar deed ook vragen rijzen over de invloed ervan op het gemeenschapsgevoel, de samenwerking en kennisdeling binnen de organisatie. "Ons kantoor moet zowel een efficiënte werkplek als een aantrekkelijke ontmoetingsplaats zijn die een duidelijke meerwaarde voor onze werknemers betekent. Het moet ruimte bieden voor verschillende activiteiten, maar ook helpen om een gevoel van samenhorigheid te creëren en energie op te wekken", zegt ze. Het management was al begonnen met het bespreken van een aantal van deze kwesties, maar besefte al snel dat een succesvolle verandering niet alleen een holistische kijk op de huidige situatie zou vereisen, maar ook op de toekomst. "In deze fase hoorden we over de Next Office® werkplekanalyse van Kinnarps en beseften we dat dit precies was wat we nodig hadden", vertelt Grundin.

Aan de hand van presentaties, workshops en een online-enquête stelde Kinnarps de behoeften van het personeel van Kontract vast en bepaalde ze de werkpatronen van de organisatie. De analyse van het huidige kantoor was gebaseerd op de aspecten productiviteit, creativiteit, samenwerking, gezondheid en welzijn, akoestiek, verlichting en luchtkwaliteit. Daarnaast werd het bedrijf ondersteund bij het veranderingsproces en de planning van de kantoorruimtes.

Het project heeft geleid tot een op activiteit ingerichte omgeving waar medewerkers hun werkplek kunnen kiezen op basis van hun taak, activiteit of humeur, met bijvoorbeeld duidelijke zones voor een laag, gemiddeld en hoog concentratieniveau. Er zijn ook meer speelse en leuke elementen, zoals een lunchruimte met een heerlijke cafésfeer, een inkomruimte waar werknemers en klanten worden verwelkomd en een tafeltennisruimte voor wie even iets anders wilt doen.

"Een van de grootste voordelen van het nieuwe kantoor zijn onze inloopruimtes. Ze worden veel gebruikt, omdat er steeds vaker op afstand wordt vergaderd. En natuurlijk de lunchruimte: het bruisende hart van het kantoor waar we elkaar voor het ontbijt en de lunch treffen", aldus Grundin.

De visie die tijdens het proces met de hulp van Kinnarps werd uitgewerkt, stelt dat Kontract
de meest aantrekkelijke werkplek en ontmoetingsplaats van de IT-sector en van Örebro moet zijn. Een plek waar mensen tevreden zijn, inspiratie opdoen en groeien om het beste uit zichzelf te halen en het grootst mogelijke succes te bereiken.

Interieurarchitecte Marie Oscarsson van Mom Designstudio besteedde hier ook aandacht aan toen ze Kinnarps en de analyse van Kontract gebruikte om een tastbaar interieurontwerp te creëren. "We hebben niet alleen naar de daadwerkelijke functies en producten gekeken, maar hebben ook getracht de identiteit en het merk te benadrukken. De omgeving zelf mag niet de enige reden zijn om naar kantoor te komen, ze moet ook de kernwaarden, visie en doelstellingen van Kontract weerspiegelen", zegt ze en ze vervolgt: "Zo hebben we bijvoorbeeld veel nadruk gelegd op het kleurenschema dat alles samenbrengt. Dankzij een consistente kleur kan het interieurontwerp gemakkelijker worden veranderd wanneer het bedrijf groeit, waardoor de oplossing duurzamer wordt."

De weg van een traditioneel kantoor naar een flexibel, op activiteit gericht kantoor moet toch uitdagingen hebben gekend? Lotta Grundin reageert razendsnel. "Nee, eigenlijk verliep alles heel vlot en gemakkelijk. Dit komt deels omdat onze medewerkers het gewoon zijn om zo te werken, hoewel het oude kantoor hen hier niet in ondersteunde, en deels omdat we met de hulp van Kinnarps alles vanaf nul hebben opgebouwd. We halen ook veel voordeel uit ons Play Book, waarin we op basis van de werkplekanalyse regels, praktische informatie en uitleg hebben verzameld over hoe onze nieuwe werkplek idealiter zou moeten functioneren."

De vaststellingen van Lotta Grundin werden bevestigd door de evaluatie die Kinnarps ongeveer zes maanden na de verhuizing van Kontract naar het nieuwe kantoor uitvoerde. Henrik Axell, verantwoordelijke Workplace Strategist bij Kinnarps, legt uit dat de scores van de medewerkers voor het kantoor en de nieuwe manier van werken per gebied (samenwerking, efficiëntie, creativiteit en welzijn) een enorme vlucht hadden genomen. Op een schaal van tien nam het totale resultaat van iets meer dan vijf tot bijna negen toe.

"Dit bewijst hoe belangrijk een werkplekanalyse is als je je kantoor wilt veranderen. Door wat we doen te baseren op een gedegen inventarisatie en kennis, kunnen we oplossingen op maat creëren die van interieurontwerp een duurzame investering voor de lange termijn maken", aldus Henrik Axell.